Nós não temos desculpas, temos solução – Kaizen

Olá Pessoal

Quando pensamos em melhoria contínua nos encontramos em um cenário de busca por práticas que nos levem a evoluir os processos em que estamos tendo rendimento negativo.

O “O que” e o “Como Fazer”, são questões que precisam ser respondidas por equipes e gestores nestas situações.

Hoje apresentarei a vocês uma dinâmica, criada e aplicada por mim, para trabalhar o foco do cliente voltado a solução de problemas.

Se animou ? Então vamos lá!

Entrada: Uma lista com feedbacks negativos

Objetivo: Promover o debate das avaliações negativas com foco na solução

Competências Trabalhadas: Foco do cliente, visão sistêmica, foco no resultado

Duração: 1h

Saída: Plano de ação

Aplica-se em: retrospectivas, giro do ciclo PDCA, busca pela melhoria contínua.

Então vamos aos detalhes do processo!!

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

A dinâmica proposta é um jogo, e para começar organize as pessoas envolvidas em equipes. Defina um personagem central, alguém que será o juiz da competição. Para esta função escolha alguém totalmente imparcial, que não tenha ligação alguma com a situação do projeto. Nós queremos utilizar a disputa para estimular soluções, logo, a decisão de um time vitorioso é puramente ilustrativa.

Por fim, estabeleça um facilitador que explicará as regras e conduzirá o jogo.

DINÂMICA DO JOGO

Prepare os feedbacks e os organize em pequenos cartões. Na parte principal coloque o tema e no verso descreva em detalhes a avaliação negativa. Posicione todos os cartões em um quadro ou parede para que possam ser escolhidos e discutidos gradativamente.

O juiz deverá selecionar qual cartão será debatido. O facilitador irá ler e as equipes terão 1 minuto para realizar perguntas sobre o assunto. Em seguida serão dados 3 minutos para sejam elaboradas soluções para o problema em questão.

Ao término do tempo o facilitador pedirá que as equipes leiam suas propostas e o juiz deverá decidir de qual gostou mais.

REGRAS DO JOGO

O foco do jogo é não dar desculpas ou justificativas. É natural que a equipe tente se explicar sobre os feedbacks negativos, mas o intuito, nesse momento, não é querer saber o que aconteceu e sim que sejam levantadas sugestões para que os problemas não ocorram mais.

Então, o juiz deverá também atuar como radar das equipes. Se ele julgar que uma equipe está se justificando ou dando alguma desculpa a mesma deverá ser penalizada e deverá dizer em conjunto o nome do jogo: “NÓS NÃO TEMOS DESCULPA, TEMOS SOLUÇÃO!!”, isso poderá ocorrer em qualquer momento do jogo.

A penalização serve de quebra-gelo entre as pessoas. Lembre-se de conduzir o jogo de uma forma descontraída e dando liberdade para as equipes serem criativas em suas soluções. Uma outra sugestão é ao final de cada rodada a equipe que não tiver sua proposta escolhida também repetir o nome do jogo para dinamizar as rodadas.

O objetivo não é ter uma equipe vencedora, mas sim promover a reflexão dos times em soluções. Todas as sugestões serão recolhidas e consideradas.

Ao término do jogo reúna-se com a equipe e pegue todos os cartões de propostas de soluções. Elimine aqueles com ideias similares. Peça a equipe que cada um escolha um cartão e dê o prazo de quando entregará a solução.

Ao fechar este exercício você terá o seu plano de ação para as correções dos problemas apontados.

RESULTADO

Durante o jogo conseguimos causar o envolvimento necessário da equipe para a busca de solução quanto as avaliações negativas. Através da dinâmica conseguimos pegar as sugestões dadas e em uma rodada de refinamento estruturarmos em um plano de ação para correção dos problemas.

Isso é melhoria contínua, é o que os japoneses chamam de Kaizen!!

Além disso, é possível avaliar, na equipe, competências que poderão ser melhor desenvolvidas através de atribuições dadas ao longo do projeto.

O mais importante desta abordagem é o envolvimento e engajamento do time com as soluções apresentadas. Não discutimos culpados, nem justificativas, trabalhamos apenas com soluções neste jogo.

Espero que tenham gostado da dinâmica e caso cheguem a aplicar em suas equipes não deixe de deixar o feedback de como foi seu resultado.

Abraço

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